В библиотечной работе немало времени приходится тратить на журналы учёта и отчётность вместо непосредственного общения с читателями. Приходится заполнять журналы и таблицы, а затем подводить итоги за месяц, квартал и год. В свободные от обслуживания посетителей и проведения мероприятий часы необходимо переносить записи в таблицы, считать посещения и книговыдачу, сверять показатели. Составление отчёта по всей библиотечной системе требовало получить информацию от каждого филиала, отдела и пункта выдачи, а затем сверить множество показателей. Это был долгий и трудоёмкий процесс, в котором малейшая арифметическая ошибка могла испортить результат.

Эти трудности и стали отправной точкой для создания «Библиодневника». Чем глубже я изучал эту задачу, тем очевиднее становилась необходимость облегчить коллегам расчёты. Вместо ручных расчётов библиотекарь должен заниматься своим основным делом — помогать читателям, а числа пусть считает компьютер. Постепенно сложилась идея электронного дневника — понятного инструмента, способного заменить стопки бумажных журналов. Разработка началась в 2017 году; затем последовали внедрение, модернизация и апробация, в результате которых появилось приложение.

«Библиодневник» охватывает основные направления библиотечной деятельности и с необходимыми дополнениями воспроизводит структуру отчёта 6-НК. Те же показатели можно вносить в электронные графы без сложного переучивания. Считать итоговые значения вручную больше не требуется.

В первом разделе собираются сведения о читателях и посещениях. Здесь можно вести учёт детей, молодёжи, взрослых и пенсионеров, не забывая об отдельном учёте посетителей с ограниченными возможностями здоровья. Учитывается и формат обслуживания — выдача книг, посещение читального зала, работа на выезде или удалённое обращение. Следующий раздел содержит сведения о книговыдаче на бумажных и электронных носителях, справках и консультациях. Третий раздел отведён под платные и бесплатные занятия с указанием количества участников. Массовым мероприятиям — выставкам, встречам и праздникам для разных возрастов — посвящён четвёртый раздел. Для каждого события можно указать место проведения — в библиотеке или на выезде, число участников, платный или бесплатный характер и возможность участия людей с ограниченными возможностями здоровья. Значимые события можно отдельно отметить и дополнить описанием, чтобы они не потерялись среди статистических строк.

Самое полезное в «Библиодневнике» — автоматизация всей арифметической части работы. Сотруднику не приходится вручную подводить ежедневные, месячные, квартальные и годовые итоги. Сводный отчёт по филиалам библиотечной системы создаётся одним нажатием кнопки. В единой таблице видны результаты всех филиалов, что удобно для сравнения и анализа. Если прежде сведение отчётности занимало часы или даже дни, теперь на него нужны минуты. Готовые результаты можно сохранить в виде таблицы и использовать дальше, не перенося цифры вручную. Кроме экономии времени, это исключает арифметические неточности, которые возникали при ручном подсчёте.

Есть и ещё одно важное преимущество — сохранность данных. Информация размещается в защищённом облачном хранилище, поэтому с ней можно работать с разных рабочих мест. При одновременной работе разных подразделений информация не теряется. Система поддерживает актуальность сведений по каждому филиалу и фиксирует, кто и когда вносил изменения. Это позволяет разобраться, какие изменения были внесены и в какой момент. Каждый месяц система делает резервную копию, что помогает сохранить записи даже при проблемах с рабочим устройством. Приложение обновляется автоматически, устанавливается за несколько минут на настольный компьютер или ноутбук и не требует специальных навыков. Сотрудники, независимо от возраста, довольно быстро научились пользоваться приложением; сегодня оно стало привычной частью нашей работы.

Опыт нашей библиотечной системы подтвердил практическую ценность «Библиодневника». Отчётность формируется намного оперативнее, и данные всех подразделений можно посмотреть в любой момент. Теперь можно оценивать работу библиотечной системы целиком: и по числу читателей, и по событиям, которые проводились в филиалах. Главное изменение — сотрудники могут больше заниматься тем, ради чего существует библиотека: читателями, книгами и интересными событиями. Программа постепенно совершенствуется благодаря обратной связи от библиотекарей и новым возможностям. Уверен, дальнейшее развитие принесёт ещё немало улучшений. Если такой подход к организации библиотечной работы вам близок, можно обратиться к https://share.google/Ifqg0U66Lj3wf3FVH дополнительным материалам.

Я рад, что результат моей работы приносит коллегам реальную пользу. Настоящая задача цифровых инструментов — не заменить сотрудника, а убрать лишнюю рутину из его рабочего дня. А самое важное в библиотечной работе остаётся неизменным: общение, внимательное отношение к посетителям и любовь к чтению.